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Ende Januar waren Anne-Kathrin und Kai für expopartner beim Annual Seminar on Compliance (ASC) der IPCAA in Brüssel – der International Pharmaceutical Congress Advisory Association. Zwei Tage intensiver Austausch über die Frage, wie Healthcare Live-Kommunikation auf europäischer Ebene compliant umgesetzt wird.
Warum die IPCAA für uns relevant ist
Die IPCAA vereint die Congress- und Compliance-Verantwortlichen forschender Pharmaunternehmen weltweit. Beim jährlichen ASC kommen genau die Akteure zusammen, mit denen und für die wir als Agentur täglich arbeiten: Congress- und Event-Teams, Marketeers und Commercial-Verantwortliche der Pharmaindustrie, Vertreterinnen und Vertreter medizinischer Fachgesellschaften sowie spezialisierte Dienstleister, Venues und Messeorganisationen.
Für expopartner ist das eine seltene Gelegenheit, den nationalen Blickwinkel zu verlassen und zu verstehen, welche Compliance-Anforderungen auf europäischer Ebene die Planung von Kongressen, Industrieausstellungen und Sponsoring-Formaten bestimmen – und wie sich diese auf unsere tägliche Arbeit auswirken.
Das Leitthema: „Common Ground"
In einem Umfeld, das von Volatilität, Komplexität und Unsicherheit geprägt ist, bildet Compliance die Grundlage für nachhaltiges Vertrauen – zwischen Unternehmen, Partnern und Zielgruppen im Gesundheitswesen. „Common Ground" war deshalb nicht nur ein Motto, sondern ein Arbeitsauftrag: Wie schaffen wir gemeinsame Standards, die über nationale Grenzen hinweg funktionieren?
Die zentralen Themen der Konferenz
- Wer ist eigentlich ein HCP?
Die Definition von Healthcare Professionals (HCPs) klingt zunächst eindeutig – ist sie aber nicht. Auf modernen medizinischen Kongressen sitzen längst nicht mehr nur Ärztinnen und Ärzte im Publikum, sondern auch Data Scientists, Gesundheitsökonomen, Digital-Health-Experten und Patientenvertreter. Die Frage, wer als HCP gilt und wer nicht, hat direkte Auswirkungen auf die Kongressplanung: vom Zugang zur Industrieausstellung über die Badgevergabe bis hin zur Frage, welche Inhalte wem zugänglich gemacht werden dürfen.
- Sponsoring: Wo beginnen die Grenzen?
Was fällt unter legitimes Sponsoring – und wo wird es compliance-kritisch? Diese Abgrenzung ist in der Praxis oft schwieriger als gedacht, denn europäische Freigaben und nationale Codes können sich widersprechen. Ein Kongress, der über das Congress Vetting System (CVS) von e4ethics auf europäischer Ebene zugelassen ist, kann auf nationaler Ebene trotzdem an strengeren Vorgaben scheitern.
- Venue-Wahl und Ausstellungsplanung als Compliance-Faktor
Für uns als Agentur besonders relevant: Schon die Wahl der Venue oder die Aufplanung einer Industrieausstellung können compliance-kritisch werden. Wenn etwa Vortragsräume innerhalb der Exhibition Area liegen oder der Zugang für Nicht-HCPs nicht klar geregelt ist, entsteht ein Compliance-Risiko – unabhängig davon, wie gut das wissenschaftliche Programm aufgestellt ist. Auch die Hotelkategorie kann zum Problem werden: In einzelnen Ländern sind pharmagesponserte Veranstaltungen in 5-Sterne-Hotels inzwischen ausgeschlossen, selbst wenn der Kongress europäisch zugelassen ist.
Unser Takeaway
Europäische Freigabe allein reicht nicht. Wer Kongresse mit Industriebeteiligung plant, muss die nationalen Compliance-Codes der teilnehmenden Unternehmen von Anfang an mitdenken. Im Zweifelsfall den Compliance-Code eher strenger auslegen – Klarheit schafft Sicherheit.
Fachlicher Austausch auf europäischer Ebene
Ein persönliches Highlight war der Networking-Abend am Grand Place in Brüssel – ein beeindruckender Rahmen für den disziplinübergreifenden fachlichen Austausch. Genau solche Gespräche sind es, die uns als Agentur weiterbringen: Erkenntnisse aus erster Hand, die wir direkt in unsere Kundenprojekte einfließen lassen.
Für uns bei expopartner bedeutet das: Wir denken Healthcare Live-Kommunikation konsequent europäisch, compliant und zukunftsorientiert.
Compliance-sichere Kongressplanung?
Sie planen einen Kongressauftritt und möchten sicherstellen, dass alle Compliance-Anforderungen von Anfang an berücksichtigt werden? Wir beraten Sie gerne.
